Goed nieuws! De onbelaste vergoeding voor vaste reiskosten wordt verlengd tot 1 juli 2021. Dat is heel prettig, want als werkgever moet je een hoop regelen als je precies moet gaan vergoeden wat uw medewerkers reizen. Bij De Verkeersonderneming werken we aan een uitgebreid informatiepakket waarin precies uitgelegd staat hoe dit straks werkt. In dit artikel zijn alvast de belangrijkste punten opgenomen.
Vaste reiskostenvergoeding blijft mogelijk
Een vaste, onbelaste, reiskostenvergoeding blijft mogelijk. Zelfs als een medewerker deels thuis werkt en deels op locatie. Maar dan zijn er wel een aantal regels waaraan voldaan moet worden:
- Maximaal twee dagen thuiswerken bij een fulltime dienstverband
- Aannemelijk maken dat het aantal reisdagen naar het werk minimaal 128 dagen is.
De registratie moet op orde zijn
Zoals we de Belastingdienst kennen: alles moet goed geregistreerd zijn. Stel je voor dat je een medewerker hebt die deels thuis en deels op locatie werkt, dan is het goed om een thuiswerkovereenkomst op te stellen. In deze overeenkomst staat wat je afspreekt met de werknemer ten aanzien van het thuiswerken: hoeveel dagen per week, hoe wordt dit geregistreerd, welke vergoedingen horen hierbij? Dit is dus een extra document naast bijvoorbeeld de afspraken over de leaseauto en natuurlijk het personeelshandboek en het arbeidscontract. Het is ook mogelijk om het onderdeel te maken van het arbeidscontract.
Als je geen vaste reiskostenvergoeding kunt geven, dan moet je uitkeren op basis van daadwerkelijk gemaakte woon-werkritten. Voor sommige bedrijven niet heel veel ingewikkelder dan ze nu al doen voor zakelijke ritten. Maar het kan wel eens veel meer mensen betreffen en daarmee best een klus worden voor de administratie.
Er zijn twee opties om dit uitkeren te doen:
1. Je geeft een vaste vergoeding en hanteert een nacalculatie om het ‘recht te trekken’
2. Je vergoedt op basis van declaratie.
Oplossingen om te registreren
Natuurlijk kan je alles registreren op papier, met een excelletje of in het administratiesysteem dat je nu al gebruikt. Maar dit is ook het moment om eens na te denken of het niet nog makkelijker kan. In plaats van een losse NS businesscard, bonnetjes declareren en kilometers bijhouden, kan er ook gebruikt worden van een Mobility as a Service, MaaS, oplossing.
Dit kan een mobiliteitskaart zijn of een app. Ook zijn er apps waarmee je medewerkers punten kunt laten sparen op het moment dat ze positief reisgedrag vertonen: als ze bijvoorbeeld thuiswerken, met die fiets of het openbaar vervoer naar het werk reizen of buiten de spits op de weg zitten.
Thuiswerkvergoeding
Op dit moment kan je niet anders dan in de vrije ruimte van de WKR een thuiswerkvergoeding geven. Niet altijd is die ruimte er nog. Natuurlijk kan je altijd afspraken maken over een loonsverhoging. Wel is de verwachting dat hier op termijn wat aan gaat veranderen. En: Arbovoorzieningen, zoals een goede bureaustoel, vallen wèl binnen de gerichte vrijstelling. Mits ze natuurlijk voldoen aan de voorwaarden. Sinds deze maand is het vergoeden van het internet van medewerkers ook onder de vrijstelling geschaard, mits het internet echt nodig is om het werk uit te voeren. Maar… in deze tijd waarin iedereen zijn e-mail moet kunnen lezen om zijn werk te kunnen doen, is dat geen probleem.
Wil je het uitgebreide informatiepakket ontvangen zodra het er is? Ik stuur het je graag toe! Mail of bel me even.
Mobiliteitsmakelaar van De Verkeersonderneming
Elske van de Fliert
06-18690896 /
Bron: De Verkeersonderneming
